Sistemas contables: ¿Cómo elegir el mejor?

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¿Manejas la administración de tu empresa o negocio? De seguro has pensado, más de una vez, en emplear una herramienta que te permita hacerte cargo, de forma rápida y eficaz, de los requerimientos de tus clientes ¿Y si te dijéramos que la solución la podrías encontrar en un sistema contable? ¿Cómo? Pues bien, son múltiples los beneficios de un software o plataforma de contabilidad, entre ellos se encuentra la optimización y, en algunos casos,  supresión de ciertos procesos operativos —que comúnmente son ineficientes o requieren de demasiado papeleo— dentro de tu empresa.

¡Se escucha genial! ¿Cierto? Sigue leyendo este artículo y descubre cómo esta herramienta puede transformar tu gestión.

¿Qué es un sistema contable?

Comencemos, entonces, por explicar que, un software contable es un programa o sistema informático que facilita el registro, procesamiento y almacenamiento de datos contables —con un margen de error casi nulo—. Además, puede ser instalado en computadores o alojado en la nube; siendo su objetivo principal brindar soporte a empresas y contadores en el manejo de su información —manteniéndola a salvo, accesible, actualizada y ordenada—. 

Por tanto, la capacidad de ingresar información periódicamente, en una misma base de datos, implica, no solo un avance significativo para la  gestión de tu empresa, sino, también, para el ámbito de la contabilidad en general.

Así pues, como imaginarás, la necesidad de tener un programa contable ha ido en aumento en los últimos años, dado que, la gran mayoría de organizaciones están prescindiendo de métodos físicos para llevar a cabo sus procesos financieros y contables. Esto último es razonable, si consideramos que el modelo tradicional de administración se ve ligado, muchas veces, a un desfase de recursos —tiempo, dinero, mano de obra, etc.—.

¿Cómo opera un sistema contable?

Ahora bien, de seguro te estás preguntando cómo realmente trabaja este tipo de software.  Esencialmente, el funcionamiento de un sistema se divide en tres pasos: 

  1. El programa requiere de una persona —casi siempre un contador— que ingrese los datos de tu empresa. 
  2. Acto seguido, el sistema comienza a descifrar, organizar, examinar y extraer la información contable de tu negocio.  
  3. Así, en base a los resultados, proporcionados en el paso anterior, tu software contable estará listo para empezar a trabajar sobre los distintos trámites contables que tu empresa requiera. 

Toma en cuenta que, mantener todos tus procesos centralizados aumenta tu capacidad de reacción ante situaciones que representen oportunidades o crisis —permitiéndote, de esta manera, saber cómo proceder—.

Características de un buen sistema contable

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En cuanto a las características fundamentales —con las  que debe cumplir todo software contable para que te brinde la ayuda que necesitas— tenemos:

  1. Comprensible y de fácil empleo 

Si vas a invertir en un sistema contable lo principal es que este no sea un obstáculo en tu trabajo. Al contrario, es necesario que sea de fácil acceso y uso. De esta forma, el proceso de migración digital y capacitación —tanto para ti, como para tu personal— será mucho más asimilable.

  1. Seguridad

Toma en cuenta que, los datos que ingresarás en tu sistema contable poseen información confidencial de tu empresa. Por lo que, no querrás correr el riesgo de que estos se filtren y caigan en malas manos. Busca un software que te ofrezca medidas de seguridad óptimas —como claves de acceso, restricción de vista y control de usuarios—.

  1.  Buen almacenamiento 

Antes de realizar la compra de tu sistema contable, te recomendamos investigar si este cuenta con la capacidad de almacenamiento que necesites para guardar tu información.  Recuerda, no tiene propósito alguno disponer de una herramienta que no podrá conservar toda la información que generes.

  1.  Actualizaciones periódicas 

 Hazle un favor a tu negocio al no aferrarte a sistemas y procesos desactualizados. Cuando un software contable no posee actualizaciones continuas tiende a limitar sus funciones, demorar sus procesos o no cumplir con las normativas vigentes de los organismos tributarios.

  1. Equipo de soporte 

Asegúrate que el software que elijas incluya la opción de soporte. Es de suma importancia que puedas comunicarte con un equipo especializado, que te pueda asesorar, en caso de tener alguna duda o problema respecto al funcionamiento de tu sistema. Esto, como podrás intuir, te ayudará a comprender mejor su manejo —beneficios, módulos, actualizaciones, etc.—.

  1.  Información centralizada 

Como lo habíamos mencionado, una de las características esenciales en este tipo de programas es que te permiten poner todos tus datos en un solo sitio. Esto, a más de ser conveniente para el fácil manejo de la información, también es un aspecto clave para la correcta ejecución de trámites y emisión de documentos. 

  1. Generación de informes 

Es imprescindible que, con todos los datos ingresados en el sistema este pueda elaborar documentos que especifiquen, de forma minuciosa, las operaciones y procesos que requieras monitorear —como activos fijos, inventarios, cuentas por cobrar, cuentas por pagar, generación de ATS, nómina, entre otros—. Dichos reportes ampliarán el conocimiento que tengas de tu negocio, facilitando el cumplimiento de metas y la formulación de objetivos a corto y largo plazo.

Además, cabe decir que existen sistemas que permiten emitir documentos tributarios, como facturas electrónicas, que te ayudan a cumplir con las normativas de organismos como el SRI.

Tipos de software contable

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Aunque no lo creas, son muchas las situaciones en donde empresas adquieren uno de estos programas sin conocer a fondo si solventará o no sus requerimientos contables. Por esta razón, otro de los puntos que debes considerar es la elección del tipo de sistema que se adecúe a tus exigencias.

  1. Plantilla de Excel 

Como diría el meme, esta opción es la “vieja confiable” para negocios tradicionales —que usualmente solo la utilizan para  procesos puntuales como inventarios, ingresos y egresos, etc. — . 

Y, sí, aunque esta plantilla no es propiamente un software, posee funciones que ayudan con la gestión contable. Sin embargo, hay que mencionarlo, con la creciente ola tecnológica, su uso se ha ido convirtiendo en una práctica anticuada y poco factible. No solo por su falta de intuición, sino por el tiempo de trabajo que, con otros sistemas, puede ser optimizado.

Descarga las siguientes plantillas 🔽  

  1. ERP 

El ERP o software de planificación empresarial es un sistema que te permite gestionar y monitorear las tareas y actividades de tu empresa —tesorería, contabilidad, producción, nómina, compras, entre otras—. Su principal oficio se instaura en la centralización de procesos y datos contables. De tal forma que, tú, como contador o administrador, puedas lograr un mejor manejo de recursos, organización y eficiencia.  

Por lo general, esta opción es utilizada en empresas de gran tamaño o que tienen una mayor complejidad operativa.

Ejemplo: https://perseo.ec/perseopc-comercial/

  1. Sistema contable en la nube 

Si contratas un sistema en la nube podrás almacenar tu  información contable y financiera en una plataforma —o base de datos— desde la cual te será fácil ingresar, en cualquier momento y lugar, siempre y cuando tengas acceso a Internet. Asimismo, varios de estos software ofrecen, además de su programa, una aplicación móvil —que funciona a manera de extensión y te ayuda a tener, al alcance de tu mano, toda la información de tu empresa—. 

Paralelamente, tiene la característica de actualizarse automáticamente posterior a cada operación ejecutada. Es decir, conocerás, en tiempo real, si tu información ha sido modificada o eliminada.

Ejemplo: https://perseo.ec/perseoweb-comercial/

  1. Sistemas contables gratuitos 

Muchas veces, emprender un negocio o mantener una empresa pequeña a flote puede llegar a ser un desafío si dependes de un presupuesto ajustado. Para este tipo de situaciones existen programas gratuitos que te ayudarán a controlar tu contabilidad. Eso sí, ten presente que probablemente para adquirir funcionalidades extras tendrás que pagar. 

Ejemplo: https://www.holded.com/es

Procesos que puedes llevar a cabo

Si has llegado a este punto —y estás listo para aventurarte en el mundo de los sistemas contables— tienes que estar consciente de cuáles son algunos de los procesos que podrás automatizar en tu negocio. 

  • Emisión de facturas —físicas y electrónicas—. 
  • Generación de reportes. 
  • Creación de proformas, pedidos y guías de remisión.
  • Control de retenciones y liquidaciones de compras.
  • Elaboración de fichas de productos y servicios.
  • Manejo de bodegas y sucursales.
  • Análisis de rotación de inventarios.
  • Transacciones de caja y bancos.
  • Entre otros procesos más…

Beneficios de implementar un software contable

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  1.  Economiza tiempo y recursos 

Entre varias de las ventajas que te puede ofrecer el utilizar este tipo de sistemas se encuentran: el ahorro de tiempo, dinero y la simplificación del flujo de trabajo. Esto se debe a la facilidad y practicidad que plantea la optimización de procesos financieros y contables. Dejar a un lado el papeleo incesante, la burocracia y la pérdida de documentos te permitirá, sin lugar a duda, avanzar con tu gestión y la de tu equipo de trabajo.

  1. Mayor organización 

Este punto va de la mano con el anterior, puesto que, al mantener tu información centralizada tendrás, además, acceso para manejar un gran volumen de información —sin que debas crear carpetas y subcarpetas para categorizar todos tus datos—.

  1. Analiza el desempeño de tu negocio 

Mantener toda tu información en un solo lugar  te ayudará a consultar, de forma rápida y sencilla, la contabilidad de tu negocio. Además, podrás tomar mejores decisiones en cuanto a la administración de tus recursos.

  1. Flexibilidad 

Como te hemos comentado, un beneficio de este tipo de software es su adaptabilidad a las necesidades y requerimientos de tu negocio. Esto significa que, a medida que tu empresa crezca tu sistema contable podrá ampliar, también,  sus operaciones para evitar un posible desfase.

  1. Administración de multiempresas 

Otra ventaja de estas plataformas es que no existe un límite en torno al número de empresas que poseas y desees integrar al sistema. Es decir, da lo mismo que tengas uno o veinte negocios; ya que, toda la información que ingreses será clasificada y organizada para cada uno de ellos. Es más, con la ayuda de la función multiusuarios podrás conceder permisos para que  terceros, como tu equipo de trabajo,  accedan a dichos datos.

Recomendaciones finales

  • Investiga si el programa que vas a adquirir tiene varios años en el mercado y buenas recomendaciones por parte de quienes lo utilizan. 
  • Asegúrate de adquirir un sistema contable siempre y cuando hayas probado una versión gratuita del mismo. Recuerda que, cualquier inversión que realices para el crecimiento de tu negocio debe ser tomada con máximo cuidado. 
  • No compres un software que no incluya un módulo de soporte. Si no tienes a personal especializado que te guíe y responda tus dudas, seguramente no le sacarás provecho a tu programa. 
  • Asimismo, pregunta, antes de disponer de un sistema, sobre la periodicidad de sus actualizaciones. Esto te permitirá observar si este se mantendrá actualizado o si, por el contrario, será más fácil que se vuelva obsoleto. 

Finalicemos diciendo que…

los software contables han sabido cómo innovar el mundo empresarial.  Atrás quedaron los días de los folios desorganizados y las hojas amontonadas. Ahora, realizar tu trabajo es más sencillo y eficiente con la ayuda y gestión de un sistema contable. 

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