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Mini guía para firmar electrónicamente en Ecuador

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Está claro que las empresas están, cada vez más, interesadas en la digitalización de sus procesos contables y financieros, puesto que esto se constituye como el paso a seguir en un mercado sumamente competitivo —cuyo pilar fundamental es la tecnología—. En este marco, la firma electrónica cumple un papel primordial para las empresas y negocios que deciden implementarla en su gestión diaria. 

¿Qué es una firma electrónica y cómo funciona?

La firma electrónica es análoga a la firma manuscrita, pero con la diferencia de que es digital. Se compone, además, de códigos cifrados que representan a una persona natural o jurídica. Su principal función es permitir al receptor de un mensaje verificar la autenticidad del emisor y, a la vez, comprobar que dicha información no haya sido  modificada, de alguna forma, posterior a su generación.

En nuestro país se emplea este mecanismo jurídico —desde el 2002—, de forma específica,  para trámites y actividades como:

  • Facturación electrónica*.
  • Contratos electrónicos. 
  • Procesos de comercio exterior —Aduana del Ecuador—. 
  • Compras públicas. 
  • Algunas entidades del sector privado. 
  • Entre otros. 


*Recuerda que, la firma electrónica es un requisito fundamental para facturar electrónicamente. Visita nuestra entrada del blog “Todo lo que debes saber sobre la facturación electrónica en Ecuador” y conoce más sobre este proceso contable.

Tipos de firmas electrónicas

  • Firma electrónica en TOKEN

Este tipo de formato es utilizado, sobre todo, por personas o empresas que se dedican a la importación y exportación —la aduana suele exigir el uso del token—. Esta firma electrónica se encuentra almacenada en una memoria USB y no consiente, bajo ninguna situación,  copiar la información del archivo fuente. En este caso, al ser un dispositivo físico funcionará únicamente al conectarse a un computador o servidor para procesar la información encriptada de la firma.

  • Firma electrónica en archivo PFX-P12

Por otro lado, y al contrario del token, el archivo de firma electrónica permite al usuario o usuarios realizar copias o respaldos de los documentos firmados. De igual forma, al ser un archivo, puede alojarse, sin ningún problema en tu correo electrónico, la nube, en varios computadores, etc.

Requisitos para solicitar un certificado de firma electrónica

Si bien es cierto los requisitos pueden variar  —dependiendo de si es persona natural, jurídica, o funcionario público—, todas las solicitudes tienen una base de requerimientos:

  1. Documentos de identificación (cédula de identidad o pasaporte) y el certificado de votación escaneados en PDFs distintos. 
  2.  Planilla de cualquier servicio básico escaneada en PDF.

No obstante, el Registro Civil ha autorizado a terceros la emisión de este certificado. Por lo que, estos pueden generar sus propios pasos a seguir.

Ventajas de tener una firma electrónica

Las empresas o negocios que recurren al empleo de firmas electrónicas tienden a observar resultados positivos en el manejo de sus procesos administrativos —desde un ahorro considerable en costos de producción  hasta clientes más satisfechos y leales—. Si te encuentras considerando utilizar una firma electrónica en tu organización, te interesará saber las ventajas y beneficios que puedes obtener al tomar esta decisión.

  • Reduces costos

Al utilizar la firma electrónica te será posible minimizar gastos relacionados con la emisión de documentos físicos. Esto se debe a que, al hacer uso de esta herramienta, la necesidad de imprimir y usar papel se elimina; además, no deberás destinar parte de tu presupuesto a  la renta o mantenimiento de un espacio de almacenamiento físico.

  • Tus documentos se procesan más rápido

Sabemos que, cuando estás a cargo de un negocio es importante entregar de forma rápida y eficaz los documentos que, por ley, debes de emitir. Ahora bien, te sorprenderás al saber la cantidad de tiempo que puedes ahorrar al cambiar las firmas manuscritas por electrónicas. Y es que, solo debes tomar en cuenta que, con las primeras tanto los remitentes como los destinatarios tienen que firmar,  imprimir y escanear documentos en numerosas ocasiones; mientras que, por otro lado, el formato digital posibilita que estos documentos puedan ser firmados y enviados en cuestión de segundos.

  • Clientes contentos

A diferencia de lo que muchos puedan pensar, las firmas electrónicas no solo optimizan los procesos internos de las empresas, sino que también tienen un efecto favorable en cuanto a la atención de tus clientes —aumentando, de esta forma, su compromiso con tu negocio—. Imagina cómo sería la experiencia de tus consumidores al darles una buena alternativa a la gestión de sus documentos —permitiéndoles firmar desde cualquier dispositivo y asegurando sus datos—.

  • Confidencialidad y seguridad

La característica de los datos encriptados hace que estas firmas sean más seguras que las tradicionales. Adicionalmente, garantizan la confidencialidad de la información—mismos que solo pueden ser visualizados por el emisor y el o los receptores—. Así pues, el contenido del mensaje no podrá, en ningún caso, ser conocido por terceros no autorizados.

Como puedes apreciar, a lo largo de este artículo, hemos visto cómo firmar digitalmente puede representar una gran ventaja para la administración de tu negocio. Pues bien,  si buscas implementar esta herramienta, te recomendamos la firma electrónica de PERSEO —misma que facilitará tus procesos, al ajustarse a tus necesidades, y protegerá la integridad de tus documentos—. No tendrás que esperar más, podrás transformar y optimizar tu gestión.

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