¿Cómo los documentos electrónicos ayudan a la gestión empresarial?

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Tenemos que admitirlo, la transformación digital ha representado un avance para la mejora de procesos empresariales —permitiendo, de este modo, un correcto manejo del tiempo y recursos de las organizaciones—.  De ahí que, transitar del mundo tradicional al tecnológico se traduce, muchas veces, en ese paso que tu negocio necesitaba dar para fortalecer la optimización de su gestión. En este marco, la emisión de documentos electrónicos toma fuerza y se posiciona como una herramienta indispensable para la toma de decisiones estratégicas.

Utilidad de los documentos electrónicos

Imagina tener todos tus documentos —facturas, notas de crédito y débito, liquidaciones de compras de bienes y prestación de servicios, comprobantes de retención, guías de remisión, etc.,— ordenados y a tu disposición en cualquier momento del día. NO más papeles almacenados en carpetas, no más hojas amontonadas en tu escritorio. Al centralizar tu información podrás, además, fortalecer los canales comunicacionales entre departamentos y colaboradores en tu empresa. Esto, a su vez, te permitirá evitar problemas como la pérdida o modificación de documentos —situaciones que suelen presentarse con archivos físicos—.

Beneficios de emitir documentos electrónico

  • Reduces costos

Como lo habíamos mencionado, optar por implementar este tipo de documentos puede facilitar su almacenamiento —puesto que, no requieren de un espacio físico—. Adicionalmente, existen aspectos como los costos de impresión y envío que, al ya no ser necesarios,  también pueden representar un ahorro considerable para tu negocio.

  • Cumples con las normas vigentes

Migrar hacia lo digital te permitirá, asimismo, atender disposiciones legales y  hacer evidente tu proceso ante organismos tributarios. Por ejemplo, en Ecuador, el SRI tiene como normativa, para la mayoría de negocios, adoptar la facturación electrónica —esto, te permitirá evitar multas o recargos por incumplimiento—.

  • Podrás realizar compras y ventas de forma rápida y segura

Sí, al llevar a cabo la generación de documentos electrónicos podrás olvidarte de las filas interminables en caja. Y, de igual forma, en tu negocio  mejorarás visiblemente la atención a tus clientes protegiendo sus datos y, al mismo tiempo, brindándoles un servicio eficiente.

  •  Amplía tu lista de clientes

Con relación a lo anterior, es fundamental que sepas que, la mayoría de  empresas —que toman la decisión de utilizar documentos electrónicos— han consolidado un mayor número de oportunidades de negocio; y, por lo tanto, les ha sido posible conseguir más clientes. Esto, por la facilidad y prontitud de sus procesos.

  • Aumenta la rentabilidad de tu negocio

Por lo que se refiere a la rentabilidad de tu negocio, es preciso que sepas que esta puede incrementar al emplear documentación electrónica. Esto último va de la mano de la productividad y la pronta resolución de problemas o errores, que permite la digitalización de la información. Igualmente, al ser los documentos de fácil acceso, tú, como encargado,  puedes mejorar los procedimientos internos y monitorear con mayor eficacia los datos vinculados con la capacidad financiera del negocio.

Como verás, la gestión de documentos digitales es un tema que no puedes dejar pasar si quieres gestionar bien tu negocio o empresa. Si ya te decidiste, y quieres dar el próximo paso, te recomendamos descargar aplicaciones como FACTURITO, que te permita tener completo control de la emisión de tus documentos ¿Qué esperas? Decide transformar tu negocio y optimizar la emisión de tus documentos.

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